Condiciones generales y política de tratamiento de datos

Condiciones de compra

Para adquirir productos Chavani mediante nuestro sitio Web usted debe contar con una cuenta de correo electrónico a la que le será enviada la confirmación de su pedido y deberá contar con un usuario y contraseña, los cuales podrá crear con la opción Regístrese, en nuestra página web.

Horario para comprar

Sus solicitudes de pedido podrán realizarse en cualquier horario y día de la semana, ya que nuestro sitio Web se encuentra activo las 24 horas del día y los 7 días de la semana, sin embargo, es importante tener en cuenta que si el pedido es realizado en un horario posterior a las 6:00 pm o los días domingos y festivos, este será procesado el día hábil siguiente a su realización.

Entrega de pedidos

La entrega de los pedidos se realiza teniendo en cuenta la ciudad, en todo caso se realizará a más tardar dentro de los 30 días calendario siguientes a la confirmación de la venta y el pago del producto. No se efectúan entregas los días domingos ni festivos. En caso de que la entrega del pedido no logre efectuarse en el plazo de treinta (30) días calendario usted tiene derecho a solicitar la cancelación de la compra, con la devolución del 100% del precio pagado. Presentada la solicitud, la devolución del 100% del precio pagado se hará efectiva en un plazo máximo de treinta (30) días calendario, contados a partir de la fecha en que usted nos reporte el no recibo del pedido dentro del plazo señalado.

Costo de envío

El costo de envío a cualquier destino nacional será GRATUITO para compras superiores a $300.000 COP (trescientos mil pesos), para compras inferiores a este valor, el costo dependerá de la empresa con la que se realice el envío, puedes cancelar este valor contra entrega.

Para compras internacionales el costo del envío debe ser asumido por el cliente, el cual dependerá del destino y volumen del paquete.

Disponibilidad de productos

Mantenemos un stock de cada uno de nuestros productos con su disponibilidad indicada en cada producto mediante la opción de selección de la talla y su inclusión en el carrito de compras, sin embargo, si entre la compra y el procesamiento del pedido el producto deja de estar disponible, le será informado telefónicamente, y usted podrá cancelar la compra y obtener la devolución del dinero o escoger otro producto, teniendo en cuenta la diferencia del valor de cada uno

Plazo de validez de la oferta

La oferta de nuestros productos tiene una validez de 30 días, cuando se trate de promociones u ofertas será indicada en cada una de ellas la vigencia así como las condiciones de tiempo, modo y lugar para acceder a ellas.

Políticas de garantía

La vigencia de la garantía de los artículos comprados a través de nuestra página Web, estará dada por defectos de calidad e idoneidad, sin incluir el mal uso del producto; para productos con acabados metalizados, en yute, fique o similares y/o elaborados en cuero con pelo es de quince (15) días, para los demás productos es de noventa (90) días contados a partir de la fecha de compra.

En el momento de solicitar un reclamo, se recomienda entregar a nuestro equipo de trabajo el producto limpio y bien empacado.

Cualquier reclamo por garantía debe ser analizado por el área encargada, la cual determinará la procedencia o no de la misma luego de analizar el bien objeto del reclamo. De acuerdo con la ley contamos con un término de quince (15) días hábiles para responder a la reclamación y en caso de ser procedente se efectuará la reparación. Si el producto fue adquirido a crédito la reclamación por garantía no lo exime del pago periódico de las cuotas.

Si requiere formular un reclamo, podrá ser radicado y consultado en www.chavanistore.com, opción PQRS.

Retracto

De acuerdo con la ley el derecho de retracto solo es aplicable para las ventas mediante sistemas de financiación o por nuestro sitio Web, sin embargo, no es aplicable a los bienes de uso personal, como el calzado y los cinturones. Para los bienes diferentes a los de uso personal el derecho de retracto debe ser ejercido dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la entrega del bien. El ejercicio del mismo se deberá informar en la tienda virtual mediante el formulario de contáctenos, indicando que el mismo será ejercido, y deberá proceder a devolver el producto por los mismos medios y en las mismas condiciones en que lo recibió, es decir, empacado y con todas las etiquetas y sellos de seguridad sin alteración y sin ninguna señal de haber sido usado. Los costos de transporte y los demás que conlleve la devolución del bien serán cubiertos por el cliente; la devolución del precio pagado se hará en el plazo máximo de treinta (30) días calendario desde el momento en que el mismo sea ejercido y entregado el producto.

Política de Cambios y Devoluciones diferentes a las garantías

Si por una razón diferente a un defecto de calidad o idoneidad que deba ser cubierto por garantía, usted considere que el producto entregado no se ajusta a lo estipulado en el contrato o le sea enviada una referencia diferente a la solicitada, le informamos que contamos con una política comercial de cambios en virtud de la cual aceptamos por cada compra un solo cambio, el cual se efectuará por otro artículo o mediante la generación de una nota crédito, sin que proceda la devolución de dinero. La solicitud de cambio debe presentarse dentro de los quince (15) días calendario siguientes a la compra, para ello es necesaria la presentación de la factura de venta original, los productos deben estar en perfecto estado, con las etiquetas y empaques originales y no deben tener ningún signo de haber sido usados. Los productos en promoción no tienen cambio.

Reversión de pagos:

La reversión de pagos aplica sólo para compras realizadas a través de www.chavanistore.com. Para solicitar la reversión del dinero la solicitud debe cumplir con los siguientes requisitos:

  1. La solicitud debe corresponder a una de las causales que se indican a continuación, y dicha causal deberá ser informada al momento de efectuar la solicitud, debe ser una compra realizada a través del sitio web.

Causales: Cuando usted hubiera sido víctima de un fraude; cuando corresponda a una operación no solicitada; cuando no sea entregado el producto comprado dentro del término de treinta (30) días calendario; cuando el producto recibido no corresponda al comprado, o este no cumpla con las informadas sobre él; cuando el producto recibido se encuentre defectuoso.

  1. Cuando la compra realizada corresponda a varios productos, se podrá solicitar la reversión parcial del pago de aquellos respecto de los cuales se presente alguna de las causales ya indicadas. Si se trata de una reversión parcial al presentar la solicitud deberá expresar de manera clara cuál es el valor por el cual se solicita la reversión, el cual deberá corresponder al valor del producto o productos respecto de los cuales se presenta la causal.
  2. Debe presentar una reclamación de manera formal por escrito a través de del vínculo de servicio al cliente, recibida la solicitud le serán enviados los pasos a seguir para realizar la reversión.
  3. En la solicitud deberá: indicar el valor por el que se solicita la reversión, e identificar la cuenta bancaria, tarjeta de crédito o instrumento de pago al que fue cargada la operación.
  4. La solicitud de reversión de pago debe ser presentada dentro de los cinco (5) días hábiles después de tener conocimiento de la situación que motiva la reversión del pago, en este mismo plazo el titular del medio de pago deberá notificar al emisor del instrumento de pago utilizado para la compra dando cumplimiento a los requisitos indicados en el artículo Artículo 2.2.2.51.7. del decreto 1074 de 2015.
  5. Al formular la solicitud deberá indicar el lugar en que fue recibido el bien -cuando sea procedente según la causal- para efectos de su recogida o enviarlo hasta las oficinas de CHAVANI en caso de recogida por parte de CHAVANI, luego de presentar la reclamación, nuestros asesores le indicarán el procedimiento a seguir.
  6. El producto debe ser devuelto en las mismas condiciones en que lo recibió.
  7. Verificada la procedencia de la reversión y cumplidos los requisitos ya indicados los participantes del proceso de pago disponen de un término de quince (15) días hábiles para hacer efectiva la reversión.
  8. En caso de que sea realizada la reversión del pago por parte del emisor del instrumento de pago y el proveedor haya también realizado directamente la devolución del precio pagado, el consumidor deberá devolver los recursos directamente al proveedor.

La información de la compra le será cargada de forma definitiva al consumidor, cuando medie decisión administrativa o jurisdiccional en su contra que determine la improcedencia de la reversión, en dicho caso además el consumidor será responsable por todos los costos en que se hubiera incurrido para la reversión. Cuando además resuIte demostrada la mala fe por parte del consumidor, la Superintendencia de Industria y Comercio podrá imponer multas hasta por cincuenta (50) salarios mínimos mensuales legales vigentes (SMMLV).

Instrucciones de uso y mantenimiento de los productos

  • El cuero es un producto natural, sus marcas e irregularidades son características de este tipo de materiales y acreditan su origen noble.
  • Use cremas especializadas para cuero y aplíquelas con un paño suave.
  • Si se presenta decoloración utilizar crema del mismo tono del cuero.
  • Use medias o calcetines para disminuir el roce del calzado con la piel.
  • Evite choques, fricciones y roces con superficies que puedan romper o deteriorar los materiales del producto.
  • Evite el contacto con tintas, aceites, papel carbón y cosméticos que puedan ocasionar daños irreversibles.
  • No utilizar lavadora y/o secadora para el aseo de los productos.
  • No limpiar o lavar con productos químicos, abrasivos, detergentes, jabones, blanqueadores o disolventes.
  • Los productos de cuero no son impermeables y no deben mojarse.
  • Si el producto se moja, déjelo secar a temperatura ambiente a la sombra, nunca seque al sol ni a altas temperaturas. Tenga en cuenta que el agua puede haber dañado piezas internas y externas de los productos que pueden alterar su color, forma o dureza.
  • Los zapatos de tacones y plataformas altas deben ser usados por periodos cortos de tiempo. Recuerde que la postura del cuerpo al usar dichos tacones implica un esfuerzo adicional para la persona que los usa.
  • Los zapatos de tacones o plataformas altas pueden generar inestabilidad en la pisada, por lo tanto, deben ser usados en superficies planas.
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Propiedad intelectual

Las marcas, nombres comerciales, lemas, enseñas, logos y cualquier otro signo distintivo y demás bienes protegidos por la propiedad industrial y/o por los derechos de autor usados y/o publicados en este sitio son de propiedad exclusiva de CHAVANI y/o de las empresas a quienes comercialmente representa y se encuentran protegidos por las leyes de propiedad intelectual nacionales e internacionales.

No se autoriza la inclusión de esta página o su contenido en enlaces que direccionen a esta información y/o sitio Web en páginas, blogs u otros no autorizados expresamente y por escrito por parte de CHAVANI.

Política de privacidad

CHAVANI
NIT 55195858 – 9
Domicilio: La Plata – Huila – Colombia
Dirección: Calle 7 No. 4 – 80 Centro, La Plata – Huila.
Celular: +57 311 288 5255
Correo electrónico: contacto@chavanistore.com

Introducción

CHAVANI teniendo en cuenta su condición de responsable del tratamiento de datos, se permite formular el presente texto con el fin de dar cumplimiento a la regulación vigente y definir el marco para la atención de consultas y reclamos acerca del tratamiento de los datos de carácter personal que recoja y maneje de conformidad con la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, incorporado en el Decreto 1074 de 2015, el Título V de la Circular única de la Superintendencia de Industria y Comercio, y demás normas concordantes y complementarias.
El derecho al Hábeas Data de acuerdo con la ley es el que tiene toda persona de conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ella en archivos y bancos de datos de naturaleza pública o privada y con él se garantiza a todos los ciudadanos poder de decisión y control sobre su información personal, en este sentido, CHVANI procede a definir en éste documento, estas políticas teniendo en cuenta que para el desarrollo de su objeto social, continuamente está recopilando y tratando datos personales.

Objetivo

En esta política, CHAVANI establece las pautas necesarias para proteger los Datos Personales de los Titulares, así como la finalidad de la recolección de la información, establece los criterios para la recolección, almacenamiento, uso y supresión de los datos de los titulares, sus derechos, las obligaciones de CHAVANI en calidad de responsable, los canales de atención de consultas y reclamos, los procedimientos para atención de los mismos, y la vigencia de las bases de datos.

Responsable del tratamiento

CHAVANI, identificado con Nit. 55195858 – 9, se encuentra domiciliado en el municipio de La Plata – Huila, Colombia, dirección Calle 7 No. 4 – 80 Centro, celular: 3112885255, con correo electrónico para temas relacionados con el tratamiento de datos personales contacto@chavanistore.com.

Definiciones

a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales. b) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento. c) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. d) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento. e) responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. f) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento. g) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Alcance

La presente política es aplicable a todas las bases de datos personales que se encuentren en poder de CHAVANI incluidas en ella las bases de datos de empleados y proveedores, y aquellas que se encuentren en poder de los Encargados del Tratamiento de Datos Personales que obren en nombre de CHAVANI y serán aplicables a los datos personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de Tratamiento por parte de CHAVANI, así como por los Encargados del Tratamiento de Datos Personales que obren en su nombre, con las limitaciones y restricciones que la propia Ley establece, siempre que no se trate de información pública. Será también aplicable esta política cuando CHAVANI actúe en calidad de encargado de tratamiento de bases de datos.

Finalidad de la base de datos y tratamiento de datos

Al aceptar suministrar y tratar sus datos, los mismos lo serán bajo esta política y serán tratados por CHAVANI, las sociedades en las que tenga participación, con las que se fusione o integre, cualquiera sea la forma jurídica, y las que se creen como resultado de una escisión, CHAVANI en el desarrollo de su objeto y sus relaciones con terceros, entiéndase por estos usuarios, empleados, proveedores, acreedores, entre otros; recopila constantemente datos para llevar a cabo diversas finalidades y usos. Al otorgar su autorización además de las finalidades expresamente indicadas en la correspondiente autorización, usted autoriza a CHAVANI para que haga uso de los datos suministrados mediante la: recolección, almacenamiento, uso, intercambio, actualización y procesamiento de la información y datos personales suministrada en formularios y la que posteriormente sea solicitada en sus instalaciones y/o eventos y en general durante los procesos y diferentes actividades que desarrollamos, la cual será utilizada, para los fines indicados en el aviso de privacidad y para los siguientes fines:
• El desarrollo de las relaciones contractuales, comerciales, laborales u otras que se tengan con CHAVANI envío de información por cualquier medio conocido o por conocer (correo electrónico, físico, SMS, llamadas telefónicas, etc.) acerca de campañas, información de productos y servicios, bienvenidas.
• Gestionar tramites (solicitudes, quejas, reclamos). • Notificaciones de actividades, promociones, ofertas y lanzamientos.
• Programas de fidelización.
• Envío de muestras, catálogos y publicaciones relacionadas con los productos y servicios prestados por nosotros.
• Velar por la seguridad y adecuado funcionamiento de las instalaciones y las sedes en los cuales CHAVANI desarrolla su actividad comercial, a través de monitoreo por cámaras de videovigilancia. • El desarrollo de las relaciones contractuales, comerciales, laborales u otras que se tengan con clientes, proveedores, empleados y terceros por parte de CHAVANI. • Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas por CHAVANI con el Titular de la Información, con relación al pago de salarios, prestaciones sociales y demás retribuciones consagradas en el contrato de trabajo o según lo disponga la ley (en caso de que se trate de empleados). • Dar cumplimiento a las obligaciones legales de información a los entes administrativos, así como a las autoridades competentes que así lo requieran.
• Compartir con terceros que colaboran con CHAVANI y que, para el cumplimiento de sus funciones, deban acceder en alguna medida a la información, tales como proveedores de servicios de mensajería, agencias de publicidad, relaciones públicas entre otros. En algunas ocasiones podremos compartir su información personal con sociedades vinculadas y/o con terceras empresas asociadas para llevar a cabo el desarrollo del objeto de la empresa, para el desarrollo de eventos promocionales o de divulgación de las actividades realizadas por nosotros, también podemos compartir su información si CHAVANI cree que es razonablemente necesario para protegerse, proteger a cualquiera de sus usuarios o el público en general. Con excepción de lo descrito anteriormente, CHAVANI nunca revelará su Información personal a ningún tercero para fines de marketing y/o publicidad, a menos que haya otorgado su consentimiento expreso para tales fines, en todo caso el mismo se entenderá otorgado en los términos de esta política.
• Desarrollar procesos de selección y contratación de la compañía.
• Prevenir el fraude y otras actividades ilegales o prohibidas por las leyes de la República de Colombia y/o leyes internacionales. • Cualquier otra finalidad que llegare a resultar en desarrollo de la relación entre CHAVANI y el Titular.
• CHAVANI tendrá la facultad de registrar con fines estadísticos, de medición, control y mejora en el rendimiento, la información referente a las acciones realizadas por sus usuarios; entre ella se encuentra y no se limita a las visitas a nuestro sitio web, incluyendo las visitas a las páginas, el tiempo permanecido en ellas, los enlaces seleccionados, los términos de búsqueda introducidos y cualquier otra acción que realice para conectarse a la página web de CHAVANI el Protocolo de Internet (IP), tipo de navegador y lenguaje, los tiempos de acceso, el Identificador Uniforme de Recursos (URI) del sitio web desde el cual accedió a nuestro sitio y la URL que navega por fuera de nuestro sitio si selecciona un enlace a nuestro sitio.
• Al recibir boletines de noticias o promociones por correo electrónico, SMS, entre otros medios, por parte de CHAVANI, podremos almacenar la información estadística, a través del uso de enlaces personalizados o tecnologías similares, para determinar si el correo electrónico o SMS fue abierto y las selecciones de los enlaces. Estos datos son utilizados para ayudar a determinar el uso y eficiencia en nuestras comunicaciones y mejorarlas constantemente para lograr mostrarle información que se adecue a sus preferencias y necesidades.
En relación con lo anterior, CHAVANI y los Encargados del Tratamiento de Datos Personales que obren en nombre de la organización podrá ejecutar las siguientes acciones:
• Obtener, almacenar, compilar, intercambiar, actualizar, recolectar, procesar, copiar, fijar, reproducir y/o disponer de los datos o información parcial o total de aquellos titulares que le otorguen la debida autorización en los términos exigidos por la Ley y en los formatos que para cada caso estime convenientes, entendiéndose en todo caso que esta autorización está dada al inscribirse en el portal y aceptar la recolección y tratamiento de los datos.
• Clasificar, ordenar, separar la información suministrada por el titular de los datos, efectuar investigaciones, comparar, verificar y validar los datos que obtenga en debida forma con centrales de riesgo crediticio con las cuales se tengan relaciones comerciales.
• Extender la información que obtenga en los términos de la ley de habeas data, a las empresas con las que contrata los servicios de captura, almacenamiento y manejo de sus bases de datos previas las debidas autorizaciones que en ese sentido obtenga, entendiéndose en todo caso que esta autorización está dada al inscribirse en el portal y aceptar la recolección y tratamiento de los datos.
• Transferir los datos o información parcial o total a los establecimientos de comercio, empresas y/o entidades afiliadas a CHAVANI.
• De la misma forma aquí indicada se realizará Tratamiento de Datos Personales cuando exista una obligación legal o contractual para ello.

En relación con lo anterior, CHAVANI y los Encargados del Tratamiento de Datos Personales que obren en nombre de la organización podrá ejecutar las siguientes acciones:

• Obtener, almacenar, compilar, intercambiar, actualizar, recolectar, procesar, copiar, fijar, reproducir y/o disponer de los datos o información parcial o total de aquellos titulares que le otorguen la debida autorización en los términos exigidos por la Ley y en los formatos que para cada caso estime convenientes, entendiéndose en todo caso que esta autorización está dada al inscribirse en el portal y aceptar la recolección y tratamiento de los datos.
• Clasificar, ordenar, separar la información suministrada por el titular de los datos, efectuar investigaciones, comparar, verificar y validar los datos que obtenga en debida forma con centrales de riesgo crediticio con las cuales se tengan relaciones comerciales.
• Extender la información que obtenga en los términos de la ley de habeas data, a las empresas con las que contrata los servicios de captura, almacenamiento y manejo de sus bases de datos previas las debidas autorizaciones que en ese sentido obtenga, entendiéndose en todo caso que esta autorización está dada al inscribirse en el portal y aceptar la recolección y tratamiento de los datos.
• Transferir los datos o información parcial o total a los establecimientos de comercio, empresas y/o entidades afiliadas a CHAVANI.
• De la misma forma aquí indicada se realizará Tratamiento de Datos Personales cuando exista una obligación legal o contractual para ello.

Tratamiento de datos personales sensibles

De acuerdo con la Ley 1581 de 2012 son datos personales sensibles “aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.” Dentro de ellos se encuentran reconocidos también los datos de los menores de edad.

CHAVANI deberá tratar datos de esta naturaleza en el desarrollo de las relaciones con sus empleados y/o candidatos en procesos de selección especialmente los relativos a la salud, y eventualmente datos de naturaleza biométricos en la implementación de medidas de seguridad en sistemas de control de acceso a sus instalaciones o a algunos espacios físicos, en todo caso en el tratamiento de dichos datos se adoptarán medidas especiales de seguridad y cuando vaya a ser solicitada la autorización para el tratamiento de datos sensibles será advertido al titular las finalidades para las cuales serán tratados y le será informado que cuentan con el derecho de abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas y niños y adolescentes.

Derechos de los titulares de los datos personales

Todo proceso que conlleve el tratamiento por parte de cualquier área de la empresa, de datos personales tanto de usuarios, proveedores, empleados y en general cualquier tercero con el cual CHAVANI sostenga relaciones comerciales, laborales o de otra índole deberá tener en cuenta, los derechos que le asisten a ese titular de los datos, los cuáles se enuncian a continuación:

a) Conocer, actualizar, rectificar y consultar sus datos personales en cualquier momento frente a CHAVANI o Encargados del Tratamiento de datos. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a CHAVANI o cualquier otra que suscriba el titular de los Datos Personales para tal efecto, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento de datos de conformidad con la ley.
c) Ser informado por CHAVANI, previa solicitud del titular de los datos, respecto del uso que se le ha dado a los mismos.
d) Presentar ante la autoridad competente quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, para hacer valer su derecho al Habeas Data frente a nosotros.
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, siempre y cuando no exista un deber contractual o legal que impida la eliminación de los datos.
f) Solicitar la corrección y/o actualización de sus datos personales.
g) Acceder en forma gratuita a los Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento, para la cual la compañía se encarga de conservar y archivar de forma segura y confiable los formatos de autorización de cada uno de los titulares de datos personales debidamente otorgadas.
h) Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles. 

Obligaciones de CHAVANI

CHAVANI reconoce que los datos personales son propiedad de los titulares de los mismos y que únicamente tales personas podrán decidir sobre éstos. En este sentido, hará uso exclusivo para aquellas finalidades para las que sea facultado en los términos de la ley y en aras de lo anterior se permite informar los deberes que asume en su calidad de responsable del tratamiento:

a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio de sus derechos.
b) Buscar el medio a través del cual obtener la autorización expresa por parte del titular de los datos para realizar cualquier tipo de tratamiento y conservar copia de dicha autorización.
c) Informar de manera clara y expresa a sus usuarios, empleados, proveedores y terceros en general de quienes obtenga datos, el tratamiento al cual serán sometidos los mismos, la finalidad de dicho tratamiento y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada. Para ello, la compañía deberá diseñar la estrategia a través de la cual para cada evento, mecánica o solicitud de datos que se realice, informará a los mismos el respectivo tratamiento de que se trate. Algunos de estos medios pueden ser el envío de correos electrónicos, mensajes de texto, entre otros.
d) Informar a los titulares de los datos para cada caso, el carácter facultativo de responder y otorgar la respectiva información solicitada.
e) Informar los derechos que le asisten a todos los titulares respecto a sus datos.
f) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
g) Informar la identificación, dirección física o electrónica y teléfono de la persona o área que tendrá la calidad de responsable del tratamiento.
h) Garantizar en todo tiempo al titular de la información, el pleno y efectivo ejercicio del derecho al hábeas data y de petición, es decir, la posibilidad de conocer la información que sobre él exista o repose en el banco de datos, solicitar la actualización o corrección de datos y tramitar consultas, todo lo cual se realizará por conducto de los mecanismos de consultas o reclamos previstos en el presente manual.
i) Conservar con las debidas seguridades los registros de datos personales almacenados para impedir su deterioro, pérdida, alteración, uso no autorizado o fraudulento y realizar periódica y oportunamente la actualización y rectificación de los datos, cada vez que los titulares de los mismos le reporten novedades o solicitudes.
j) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
k) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada se mantenga actualizada.
l) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
m) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en el presente manual.
n) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
o) Tramitar las consultas, reclamos y solicitudes formulados en los términos señalados en la ley o en el presente manual.
p) Adoptar un Manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y en especial, para la atención de consultas, reclamos y solicitudes.
q) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la solicitud y no haya finalizado el trámite respectivo.
r) Informar, a solicitud del Titular, sobre el uso dado a sus datos.
s) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
t) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Autorización

Para el tratamiento de los datos personales por parte de CHAVANI se requiere la autorización previa, informada y expresa del Titular, la cual será obtenida por cualquier medio verbal (dejando su constancia), escrito, físico o electrónico que pueda ser objeto de consulta posterior; sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, entendiéndose en todo caso que esta autorización está dada al inscribirse en nuestras oficinas, tiendas físicas y/o en la página web y aceptar la recolección y tratamiento de los datos. CHAVANI conservará la prueba de dichas autorizaciones de forma adecuada, respetando los principios de confidencialidad y privacidad de la información.
Cualquier modificación que sea efectuada a estas políticas o la forma en que utiliza su información personal, será anunciada y publicada mediante un aviso antes de la aplicación de las nuevas condiciones, y todos los términos modificados entrarán en vigor automáticamente cinco (5) días después de la aparición de un aviso en nuestro sitio web.

Casos en los cuales CHAVANI no requiere autorización para el tratamiento de los datos, o para la entrega de los datos que tenga en su poder

• Cuando la información sea solicitada a CHAVANI por una entidad pública o administrativa que esté actuando en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
• Cuando se trate de datos de naturaleza pública debido a que éstos no son protegidos por el ámbito de aplicación de la norma.
• Eventos de urgencia médica o sanitaria debidamente comprobadas.
• En aquellos eventos donde la información sea autorizada por la ley para cumplir con fines históricos, estadísticos y científicos.
• Cuando se trate de datos relacionados con el registro civil de las personas o que repose en registros públicos debido a que esta información no es considerada como un dato de naturaleza privada.

Peticiones, consultas y reclamos
Área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos

Si desea que CHAVANI lo retire de las bases de datos, lo debe manifestar de manera directa, expresa, inequívoca y por escrito, al correo electrónico: contacto@chavanistore.com, o mediante comunicación telefónica al celular 3112885255. De no manifestar su interés de retirarse de las bases de datos, se habilitará a CHAVANI a continuar el tratamiento de los mismos, acorde con lo establecido en el Decreto 1377 de 2013.

Aspectos comunes a las peticiones, consultas y reclamos

Las peticiones, consultas y reclamos formulados por los titulares de Datos Personales bajo Tratamiento de CHAVANI para ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir datos, o revocar la autorización deberán ser dirigidas a los canales ya indicados.
Una vez recibida por, la consulta o reclamos, será radicada en la fecha, día y hora de su recepción y se le aplicarán los términos de respuesta y los procedimientos consignados por la Ley 1581 de 2012 y que se indican a continuación.

En todo caso la solicitud de ejercicio de cualquiera de los derechos mencionados deberá contener, como mínimo, la siguiente información:

1. Nombre completo y apellidos del solicitante y del titular.
2. Datos de contacto, indicando si es posible tanto dirección física como electrónica y teléfonos.
3. Medio para recibir respuesta a su solicitud o dirección de notificación.
4. Hechos que dan lugar a la solicitud.
5. Derecho que desea ejercer, indicando si es una consulta, si desea ejercer el derecho de supresión, si es una actualización, si solicita prueba de la actualización, si es una rectificación, etc.
6. Firma y número de identificación.

• Si la solicitud resulta incompleta, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de ésta para que subsane los requisitos faltantes. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la misma.
• En caso de que quien reciba la solicitud no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
• Una vez recibida la solicitud completa, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “Reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a cinco (5) días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta que la solicitud sea decidida.
Recuerde que, para acudir ante la Superintendencia de Industria y Comercio en ejercicio de las acciones legales contempladas para los titulares de datos o interesados, se deberá agotar previamente el trámite de consultas y/o reclamos ante CHAVANI.

Trámite de las Consultas

El término máximo para atender la solicitud será de diez (10) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderla dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su solicitud, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Trámite de los reclamos

El término máximo para atender la solicitud será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderla dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su solicitud, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Respuesta

La respuesta a las peticiones, consultas o reclamos será dada dentro de los términos indicados, de manera escrita a la dirección física o electrónica suministrada por el solicitante; cuando el solicitante suministre una dirección física y una electrónica, o más de una dirección CHAVAN podrá elegir a cuál dirección enviar la comunicación, entendiéndose cumplida la obligación de respuesta con el envío a cualquiera de ellas.

Legitimados para adelantar los reclamos y consultas y a quienes puede ser suministrada información de los titulares

A los titulares de los datos, sus herederos o representantes en cualquier momento y a través de cualquier medio cuando así lo soliciten a CHAVANI.

• A las entidades judiciales o administrativas en ejercicio de funciones que eleven algún requerimiento a la compañía para que le sea entregada la información.
• A los terceros que sean autorizados por ley.
A los terceros a los que el Titular del dato autorice expresamente entregar la información y cuya autorización sea entregada a CHAVANI.

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Los Datos Personales proporcionados se conservarán mientras no se solicite su supresión por el interesado (salvo que se solicite y exista un deber legal de conservarlos). Las bases de datos de CHAVANI tendrán un periodo de vigencia indefinido ya que el tratamiento de los mismos será necesario mientras subsista CHAVANI y el desarrollo de su objeto social, en todo caso este término no será inferior a (50) años. La presente versión de esta política rige a partir de la fecha de su publicación, la cual reemplaza de manera completa toda disposición o política de tratamiento de datos anterior, y estará vigente de manera indefinida y durante el tiempo que CHAVANI ejecute las actividades descritas en ella y las mismas se correspondan con las finalidades de tratamiento que inspiraron la presente política.

Cualquier modificación que sea efectuada a esta política será publicada en la misma forma que la política inicial.

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